Электронный архив документов это система хранения документов в электронном виде. Существует два подхода к хранению документов в базе данных. Хранение документов в архиве, организация архивного хранения документов. Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников. Backup-cloud.jpg' alt='Инструкция По Хранениюдокументов В Архиве' title='Инструкция По Хранениюдокументов В Архиве' />Архив организации задачи, функции, требования. Статьи по теме. Хранение документов одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документыХранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации. Хранение документов Инструкция для бухгалтера. N 36 Об утверждении Инструкции об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации и о признании утратившим силу. Архивация документации это очень важный и нужный момент в делопроизводстве любой компании В этом видео мною Вам будет. Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению. Законами Республики Казахстан О Национальном архивном фонде и архивах. Игра Драйвер Сан Франциско Скачать подробнее. Но на деле возникает масса вопросов начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВАСловарь кадровика. Архив учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Федеральный закон от 2. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации. Прочитайте полезные статьи по теме Обратите внимание Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально правовых запросов граждан. Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 2. Федерального закона от 0. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации Как обеспечить сохранность этих документов Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений В соответствии с п. Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов. Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, вправе создавать архивы, но обязаны обеспечить сохранность документов. Это означает, что негосударственные организации могут создавать либо не создавать архив, но независимо от этого должны обеспечить сохранность документов. Каким образом можно это сделать Сразу оговоримся, что, не создавая специального помещения для архивного хранения документации, обеспечить их сохранность в течение длительного времени практически невозможно. Поэтому если в вашей организации невозможно создать собственный архив, то для выполнения требований об обеспечении сохранности документов вы можете воспользоваться услугами государственного муниципального или коммерческого архива, заключив договор и передав документы на так называемое внеофисное хранение. Если у работодателя нет возможности создать архив, каким образом организовать хранение документов по личному составу, завершенных в делопроизводстве В данном случае хранение документов по личному составу должно быть организовано в службе кадров. Конечно, будет правильнее, если у кадровиков найдется возможность разместить архивные документы в отдельном помещении или в отделенной, обособленной, части рабочего помещения. Смысл этого заключается в том, что, во первых, архив кадровой службы должен быть отделен от текущей документации, во вторых, в то помещение или ту часть помещения, где хранится архив кадровой службы, не должно быть доступа для посторонних, т. А вот какие требования предъявля ются к работникам архива Всегда ли эти функции должен выполнять отдельный сотрудник, или должность архивариуса может совмещать, например, секретарьАрхивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение. Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством. Ответ на вопрос о том, должен ли архивом заниматься сотрудник, чьей единственной обязанностью будет именно ведение архива, зависит от количества документации, оформляемой на хранение, и объема работы. В случае если организация крупная и архив в ней достаточно велик, рекомендуем внести в штатное расписание должность работника архива. Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав виды работ, возлагаемых на работника архива, его права и обязанности. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива. Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций. В пункте 4. 5. 4 Основных правил установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям. Форма книги выдачи документов. Увеличить изображение. Процесс оформляется заказами требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. Основных правил. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИКак любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива на основании должностных инструкций. Положение об архиве организации. Скачать бланк. Скачать пример. При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация как государственная, так и негосударственная не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ. Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Так, основными задачами архива организации являются комплектование архива документами состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве учет и обеспечение сохранности документов создание научно справочного аппарата к документам архива использование хранящихся в архиве документов. Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.